応募書類の書き方

 履歴書やエントリーシートといった応募書類は、「とりあえず記入して提出すればOK」と考えている人がいるかもしれませんが、記入内容がしっかり評価され、合否が決まることになる書類です。書き方の基本をおさえておきましょう。

履歴書について

 履歴書は、企業に提出する各種の応募書類の中で最も重要なものです。自分自身を企業に紹介する時に必要な基本的プロフィールを全て記載することになり、企業側もまず履歴書の内容をよく読んで応募者の人物象について把握しようとします。書類選考の材料として使われることも多いため、ただ提出するだけではなく、内容についてしっかり考えた上で記入する必要があります。

履歴書の使われ方

 履歴書は提出された後、あなたの採用にかかわる全ての社員が目を通すことになります。一次の書類選考から始まり、面接試験の際にも必ず面接官の手元に置かれ、その記載内容を元に質問が行われていきます。どんな部分を注目して読んで欲しいのかをよく考えることと、内容を元に質問をされた時にどのように答えるのかイメージしながら記入を進めてみましょう。

履歴書のポイント

 まずはルールを守り、間違いのないように記入を進めることが大事です。記入漏れや印鑑の捺印忘れといった単純なミスがないように心がけましょう。空欄を作らず、各項目を適度な文字数でしっかり埋めてください。あまり空欄や記述が薄い項目が多いと「当社の履歴書にはあまり手間をかけたくなかったのかな?」という印象を持たれてしまうこともあります。

応募書類 記入の基本事項
  • Wordでの記入やコピーをつかいまわしていない?
     履歴書は一社一社自筆で書くのが基本です。コピーしたものや、Wordで出力したものを貼り付けたりするのは論外で、それだけで志望意欲を疑われることになります。
  • 写真に気を使っている?
     スナップ写真やスピード写真はNG です。写真修正までする必要はありませんが、髪型や表情に気を使い、写真館などできちんと撮影したものを使いましょう。
  • 丁寧に書くことがキホン!
     書きなぐったような雑な字は、内容評価以前に読んでもらえません。字の上手下手ではなく、一字一字気を使いながら「丁寧」に記入してあるかが評価のポイントになります。
  • 修正液や修正テープを使用していないか?
     企業や担当者によっては「不注意」「非常識」と受け取られる場合があります。下書きをした上でミスがないように清書しましょう。また、間違えたら面倒でも書き直すことが必要です。
  • 最後に全体をチェックしよう
     誤字脱字がないかを確認しましょう。せっかく内容が良くても単純な誤字脱字があると、読み手もがっかりします。また、記入漏れや捺印漏れがないかも同時に確認してから提出しましょう。

履歴書の記入方法

 履歴書は応募書類としてだけでなく、面接時の参考資料としても使用されます。企業に対するあなたの熱意を表現し、担当者に会いたいと思わせるようなものを作成しましょう。各記入項目にどんな意図をもって記入を進めるのか、しっかり考えてから臨むようにしましょう。

履歴書の記入方法

1.基本事項

  1. ① 黒インクの万年筆あるいはボールペンを使用する。
  2. ② 楷書、算用数字(固有名詞を除く)で記入する。
  3. ③ 誤字、脱字、略字のないように下書きをしてから書くこと。
  4. ④ 間違って記入した場合は新たに作成する。(修正液等での訂正不可)
  5. ⑤ 相手が読みやすいように、文字の大きさ、文字間、行間へ注意し、バランスよく記入する。
  6. ⑥ 字の上手下手に関係なく、丁寧に、熱心に書くこと。

2.履歴書欄の記入注意点

●全体に関しての注意

 記入後に必ずコピーを取って、面接試験の前に内容を確認すること。

●日付

 作成(記入)日ではなく、提出日を記す。

●氏名・生年月日・住所

【氏名】
印鑑を先に押す。(全部書いた後に印鑑がかすれた、曲がったなどでの書き直しを避けるため)
【生年月日】
西暦ではなく、元号で記すのが一般的。(1996年→平成8年)数字は算用数字を用いる。
【住所】
「1-2-3」などのように省略せず、「1丁目2番地3号」と記す。
ふりがなは「丁目」の前の漢字部分のみ。マンション・アパート名を1列で書けない場合は2列目に記入。
現住所と帰省先が同じの場合(実家から通学している場合等)は帰省先住所欄に必ず「同上」と記載しておく。

●写真

●学歴・職歴

3.自己紹介欄の記入方法

●自己PR

  1. ① 将来、社会人として仕事を行うときに活きてくると自身が持てる長所を一つあげる。
  2. ② 冒頭に「自分の長所、自己PRポイント、強み、良いところは…」といった“結論”を述べる。
  3. ③ 冒頭にあげたPRポイントを証明するエピソードを述べる。できるだけ具体的な事例を挙げ「だから自分には〇〇といったPRポイントがあると認識している」として説得力を持たせる。
  4. ④ 最後に、それを将来の仕事で活かしたいという意思の表明で終わると文章がまとまりやすい。

●志望動機

  1. ① 志望動機は各記入項目の中で、企業側が最も興味を持って読む部分となる。注意して記入すること。
  2. ② なぜ数ある企業の中から、今回その企業を志望先として選んだのかについて記入する。
    • 他の企業には感じなかった魅力、興味について
    • 自分の仕事探しの軸とその企業の一致点について
    • 自分のやりたい仕事とその企業の業務内容の関連性について
    • 自分の将来像とその企業で仕事をすることとのつながりについて 等
  3. ③ できれば、その企業に入ったら実際にやってみたいこと、携わってみたい仕事、将来的な希望について触れて文章をしめる。

●研究概要

  1. ① 特に理工系学生が技術職を目指す場合には必須で確認される項目。
  2. ② その分野に詳しくない人でも理解できるように、とにかくわかりやすく書くことが基本。
  3. ③ まず、自分の取り組んでいる研究(科目)の大きな学問的目的について述べる。
  4. ④ その目的の中で着目した点が研究の内容になってくるはず。どういった目的意識で現在の研究分野を特に掘り下げてみようと思ったのかについて書く。
  5. ⑤ 現在の進捗状況の後に、修了までの予定について書く。
    ※履歴書やエントリーシート提出時期は、まだ研究が終わっていないことは企業側も了解済。どうしてそれを選んだのかと、今後の予定と想定している研究の着地点を述べればよい。
  6. ⑥ 「得意科目:○○学」と一言で終わらせない。文系学生でも、どうしてその科目に興味関心を抱いたのか等、学問に臨む姿勢が読み取れるように記述すること。

●クラブ活動、スポーツ、文化活動

  1. ① 単に箇条書きで書くのではなく、説明も加えると良い。
  2. ② 面接官がイメージしやすいようにできるだけ具体的に書く。
  3. ③ 活動の成果なども盛り込むと良い。

●趣味・特技

  1. ① クラブ活動と同様に、箇条書きだけでなく、説明を加える。
  2. ② アピールにならない趣味・特技は控える。(志望業界にもよるがゲームなど)
  3. ③ 目的や経験、それによって得たことを書く。
  4. ④ 書くことがないという人は、休日の過ごし方や今までの人生を振り返って考える。

●免許・資格

例:
普通自動車第1種免許/TOEIC、英検など英語関係/その他の外国語/日商簿記検定(3級以上)/珠算検定(暗算)/秘書検定/漢字検定/情報処理技術者試験etc…
学習中、または取得予定の資格も書いても良い。場合によっては自分の活動に関係していた資格等も書くと良い。(例:サッカー、フットサルサークル出身者のサッカー審判資格など)
※免許・資格は「有利にはなるが、内定の決め手にはならない」と認識しておく。

エントリーシートについて

 エントリーシートは、企業が独自に作成した採用試験への応募用紙のことを言います。なぜ、履歴書とは別に提出を求められるのか、エントリーシートと履歴書との違いはどこなのか、など、両者の違いと特徴をとらえて記入を進めてみましょう。

エントリーシートとは

 エントリーシートとは企業側が独自に作成した応募書類のことです。エントリーシートは企業・業界によって特徴的な質問事項が設定されている場合が多く、企業側が知りたいと考えていることが履歴書に比べてダイレクトに反映されています。
 業界や企業についてある程度リサーチを進めていないと記入が進まないような設問があり、提出すること自体がハードル、すなわち自社への志望意欲を示すものとしてエントリーシートを利用している企業が多数あります。

エントリーシートの入手方法

 エントリーシートの入手方法は企業によって異なります。一般的には以下にあげるような方法がありますが、入手可能期間や方法については企業個別に告知が行われますので、気になる企業は常にチェックしておくことが大切です。

  1. ① エントリー後に送付されてくる企業資料の中に同封されている。
  2. ② 企業のHPからPDF形式などのファイルをダウンロードする。
  3. ③ 受け取り日や場所が指定され、直接取りに行く。
  4. ④ 個別企業説明会の参加者のみにその場で直接配布される。
  5. ⑤ エントリー後にID、PASSが発行され、エントリーフォーム(WEBに直接入力)に入力する。

エントリーシート記入の前に

 履歴書については「しっかり書いて提出してもらえれば良い」という企業もありますが、エントリーシートは内容によって合否を明確に決めるための書類という色合いが強くなります。
 エントリーシートの設問や記入スペースは業界・企業によってバラバラで、履歴書のように共通の内容で対処できないケースもあります。エントリーシートの記入で迷ったら、まず、その業界・企業について調べなおしてヒントを探すという基本に立ち返ってみましょう。
 また、大量の文字数、枚数のエントリーシートを課す企業も存在します。多大な時間を割いて書くべきなのか、自分が本当にその企業を志望しているのかをよく考えて、戦略的に提出するエントリーシートを選ぶということも大切です。

よくあるエントリーシートの質問Pick Up!

●自己PRに関する質問

  • あなた自身について自由にPR してください。(大きな空白に書き込む)
  • あなたを採用することでどのようなメリットがありますか?
  • あなたのキャッチフレーズはなんですか?
  • 私が入社するとこんなおまけがついてきます。
  • 3年後、当社でどのようなプロフェッショナルとして活躍していますか?

●志望動機に関する質問

  • 当社に入って実現したいことはなんですか?
  • 当社でやりたい仕事と、そのために活かせるあなたの能力はなんですか?
  • 就職する理由を三つ述べてください。
  • あなたが当社に持っている印象について述べてください。
  • 当社の現在の問題点、解決すべき点は何だと考えますか?

エントリーシート 記入のポイント

 エントリーシートは履歴書を高度化させたものととらえましょう。基本プロフィール欄、学歴欄、自己PR欄については、履歴書の基本事項をスペースに合わせて調整して記入し、志望動機欄と企業独自の設問欄に別途対応していくのが、一番効率的にエントリーシートの記入を進める方法です。

Point1 綺麗に記入し、スペースは9割以上埋める

 エントリーシートは手紙のようなものです。とても基本的なことに思えるかもしれませんが、数多くのエントリーシートの中で、殴り書きや読むのに苦労するほど記入が雑なもの、字が小さすぎるものはそもそも目を通す前に不合格になります。また記入スペースに対し極端に短い記述で済ませてしまっているものも内容評価以前に読まれないでしょう。まず丁寧に書くこと、適当な分量で記入スペースをきっちり埋めるという基本事項を忘れないようにしましょう。

Point2 記入スペースの広さを活かす

 エントリーシートの記入時に意識すべきことは「具体性」です。それぞれの設問に対し、自分がそのような結論に至った具体的な理由を記述することで説得力が増します。
例えば、志望動機に関する設問に対し、

  • 自分の企業選択の基準とその企業の一致点
  • 他の企業と比べて魅力的に感じていること
  • 自分の将来の仕事ビジョンとその企業での仕事の関連性

など、履歴書の限られたスペースでは書ききれない、より詳細な“自分の主張” を具体的に記入するようにしましょう。

Point3 読み手がどのような観点でそれぞれの設問を読んでいるのかを意識する

志望動機に説得力があるか
 自社に対するこだわりは?/入社に対する意欲や熱意があるか?
 【なんとなくエントリーしてきたのではないという気持ちが感じられるか】

自己PR に説得力があるか
 採用したらどのような活躍が期待できるか?/業務遂行能力はどうか?
 【新入社員として迎え入れた時に、活躍の可能性を感じさせるものがあるか】

職業観や価値観はどうか
 職業についてどの程度真剣に考えているか?
 【社会人になる覚悟とその準備ができている学生なのか】

大学生としての知的レベル
 大学生なりの文章力で表現ができているか?
 【基本文章能力、論理構成力、日本語の使い方等】

Point4 意図がつかめない特殊な設問への対応

 エントリーシートは「あなたのハッピーは?」、「自由に自分を表現してください!」等、どう回答すれば良いのか迷うような設問を課している企業も中にはあります。そういった場合は、「自己PR」、「志望熱意」のいずれかを最終的に表現できるように記入してみると良いでしょう。
 エントリーシートの質問は多岐にわたりますが、その中から読み手が感じ取りたいことは、この「自己PR」、「志望動機」に収斂されます。

応募書類のまとめ

 応募書類は手紙のようなものだという意見がよく聞かれます。テンプレートの文章が印刷されたハガキを読み込む人はあまりいないでしょう。書類全体を見れば、入社に対する本気度や気持ちが感じ取れるものです。
 まずは丁寧に書くこと、そして履歴書、エントリーシートのいずれも筆が止まってしまったら、「自己分析」と「業界・企業研究」に戻って記入のためのヒントや材料を探すということを意識してみましょう。