○国立大学法人千葉大学特定個人情報等取扱規程
(平成27年11月1日)
改正
平成28年4月1日
平成31年4月1日
令和4年4月1日
目次
第1章　総則(第1条－第7条)
第2章　個人番号関係事務における特定個人情報等の取扱い
第1節　取得する段階(第8条・第9条)
第2節　利用する段階(第10条・第11条)
第3節　保存する段階(第12条－第14条)
第4節　提供する段階(第15条・第16条)
第5節　廃棄又は削除する段階(第17条－第19条)
第3章　特定個人情報等の取扱いに関する研修の実施(第20条)
第4章　委託先等の監督(第21条)
第5章　安全確保上の問題への対応(第22条)
第6章　雑則(第23条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき，国立大学法人千葉大学(以下「本学」という。)が行う個人番号関係事務において取り扱う個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いを確保するため，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規程において用いる用語の定義は，番号法，特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)及び国立大学法人千葉大学個人情報管理規程(以下「個人情報管理規程」という。)に定めるところによるほか，次のとおりとする。
一　職員等　本学の役員及び職員をいう。
二　給与等謝金支給者　本学から教育研究補助業務等を依頼され，謝金等の支払を受ける者その他源泉徴収票等の作成対象となる者をいう。
三　報酬等謝金支給者　本学から講演等を依頼され，謝金等の支払を受ける者その他支払調書の作成対象となる者をいう。
四　謝金支給者等　給与等謝金支給者及び報酬等謝金支給者をいう。
五　扶養親族　国立大学法人千葉大学職員給与規程第15条第2項に規定する扶養親族，国家公務員共済組合法(昭和33年法律第128号)第2条第1項第2号に規定する被扶養者，所得税法(昭和40年法律第33号)第83条に定める配偶者控除の対象となる控除対象配偶者，同法第83条の2に定める配偶者特別控除の対象となる配偶者，同法第84条に定める扶養控除の対象となる控除対象扶養親族並びに地方税法(昭和25年法律第226号)第45条の3の2，同法第317条の3の2，地方税法施行規則(昭和29年総理府令第23号)第2条の3の2において給与所得者の扶養控除等(異動)申告書に記載することとされている控除対象扶養親族以外の扶養親族及び健康保険法(大正11年法律第70号)第3条第7項に規定する被扶養者をいう。
六　申請者等　高等学校等就学支援金の支給に関する法律（平成２２年法律第１８号。以下「就学支援金支給法」という。）第４条の規定に基づき高等学校等就学支援金の受給資格の認定を申請する本学の生徒及び受給権者をいう。
七　保護者等　学校教育法（昭和２２年法律第２６号）第１６条に規定する保護者その他申請者の就学に要する経費を負担すべき者として，高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行令（平成２２年政令第１１２号）第１条第１項で定める者をいう。
八　源泉徴収票等　源泉徴収票(給与所得の源泉徴収票及び退職所得の源泉徴収票をいう。以下同じ。)及び給与支払報告書等(給与支払報告書及び退職所得の特別徴収票をいう。以下同じ。)をいう。
九　支払調書　報酬，料金，契約金及び賞金の支払調書，不動産の使用料等の支払調書及び非居住者に支払われる給与，報酬，年金及び賞金の支払調書をいう。
一〇　事務取扱担当者　個人番号関係事務において，特定個人情報等を取り扱う事務の担当者をいう。
一一　特定個人情報等　個人番号及び特定個人情報をいう。
(個人番号関係事務の範囲)
第3条　本学が行う個人番号関係事務とは，法令等に基づき，職員等，謝金支給者等，扶養親族その他の個人から特定個人情報等の提供を受け，当該特定個人情報等が記載された法定調書等を作成することとなる次に掲げる事務をいう。
一　源泉徴収票等作成事務　所得税法，地方税法等の定めにより，源泉徴収義務者として，職員等及び給与等謝金支給者から特定個人情報等の提供を受け，当該特定個人情報等が記載された源泉徴収票等を作成し，所轄の税務署長並びに職員等及び給与等謝金支給者が居住する市区町村長に提出する事務をいう。
二　支払調書作成事務　所得税法の定めにより，源泉徴収義務者として，報酬等謝金支給者から特定個人情報等の提供を受け，当該特定個人情報等が記載された支払調書を作成し，所轄の税務署長に提出する事務をいう。
三　雇用保険関係事務　雇用保険法(昭和49年法律第116号)の定めにより，事業主として，雇用保険に加入する者から特定個人情報等の提供を受け，当該特定個人情報等が記載された被保険者資格取得届等を作成し，所轄の公共職業安定所に提出等する事務をいう。
四　社会保険関係事務　健康保険法及び厚生年金保険法(昭和29年法律第115号)の定めにより，事業主として，社会保険に加入する者から特定個人情報等の提供を受け，当該特定個人情報等が記載された被保険者資格取得届等を作成し，所轄の日本年金機構に提出等する事務をいう。
五　国民年金関係事務　職員等又は扶養親族から提出のあった国民年金第3号被保険者関係届を文部科学省共済組合又は日本年金機構に提出する事務をいう。
六　共済組合関係事務　職員等又は扶養親族から提出のあった各種共済組合関係書類を文部科学省共済組合に提出する事務をいう。
七　財産形成貯蓄関係事務　職員等から提出のあった各種財産形成貯蓄関係書類を金融機関に提出する事務をいう。
八　高等学校等就学支援金関係事務　就学支援金支給法の定めにより，申請者等から特定個人情報等の提供を受け，当該特定個人情報等が入力された電子データを作成し，それらを文部科学省に提出する事務をいう。
(特定個人情報等の範囲)
第4条　前条各号に掲げる個人番号関係事務において取り扱うこととなる特定個人情報等は，次のとおりとする。
一　本学が，番号法第16条に基づく本人確認の措置を実施するため，職員等，謝金支給者等，扶養親族その他の個人から提示又は提出を受けた本人確認資料(個人番号カード，通知カード及び身元確認書類をいう。)及びこれらの写し
二　本学が，税務署等の行政機関に提出するために作成した源泉徴収票等その他の法定調書等及びこれらの控え
三　本学が，法定調書を作成する上で職員等，謝金支給者等，扶養親族その他の個人から提出を受けた個人番号の記載のある申告書等
四　本学が，金融機関に提出するため，職員等から提出を受けた各種財産形成貯蓄関係書類及びこれらの控え
五　高等学校等就学支援金関係事務を実施する上で申請者等から提出を受けた個人番号の記載のある申請書等及びその申請書等に基づき本学が個人番号を転記した電磁的記録媒体
六　その他個人番号と関連付けて保存される個人情報として部局情報保護管理責任者が指定するもの
(事務取扱担当者の明確化)
第5条　第3条各号に掲げる個人番号関係事務に従事する者は，個人番号関係事務ごとに限定することとする。
2　部局情報保護管理責任者は，個人番号関係事務に従事する者を指定し，又は変更した場合，速やかに，総括情報保護管理責任者へ報告することとする。
(特定個人情報等の管理段階)
第6条　個人番号関係事務を行うときは，次に掲げる特定個人情報等の管理段階ごとに，第２章（高等学校等就学支援金関係事務にあっては国立大学法人千葉大学高等学校等就学支援金関係事務取扱細則）及び別に定める取扱方法，事務処理手順及び安全管理措置等を遵守しなければならない。
一　取得する段階
二　利用する段階
三　保存する段階
四　提供する段階
五　廃棄又は削除する段階
(法令等の遵守)
第7条　職員等は，この規程に個別に定める事項のほかは，次に掲げる法令等の定めを遵守しなければならないものとする。
一　番号法
二　個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)
三　ガイドライン
四　個人情報管理規程
五　国立大学法人千葉大学における特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(平成27年11月1日)
六　行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則に基づく国税関係手続に係る個人番号利用実施者が適当と認める書類等を定める件(平成27年国税庁告示第2号)
七　国立大学法人千葉大学法人文書管理規程
第2章　個人番号関係事務における特定個人情報等の取扱い
第1節　取得する段階
(個人番号の提供の求め)
第8条　事務取扱担当者は，第3条各号に掲げる事務を処理するために必要があるときは，職員等，謝金支給者等，扶養親族その他の個人に対し，利用目的をあらかじめ明示した上で，個人番号の提供を求めるものとする。この場合において，明示の方法については，ホームページへの掲載，利用目的を記載した書類の提示その他部局情報保護管理責任者が指定する方法によることとする。
2　利用目的については，事務取扱担当者は，職員等その他の個人に対し，第3条各号に掲げる事務の複数(その者の個人番号を利用するものに限る。)の利用目的をまとめて明示することができるものとする。
3　事務取扱担当者は，個人番号関係事務の発生が予想できた時点で，職員等，謝金支給者等，扶養親族その他の個人に対し個人番号の提供を求めることができるものとする。
(本人確認)
第9条　職員等の本人確認については，次に掲げる方法によるものとする。
一　身元確認　事務取扱担当者は，原則として，個人番号カード，運転免許証等の身元確認書類により，職員等の身元確認を行うものとする。ただし，過去に身元確認を行った職員等であって，本人に相違ないことが明らかに判断できる者については，事務取扱担当者は，職員等を知覚し，本学に所属する職員等であることを認識することにより身元確認を行うことができる。
二　番号確認
イ　事務取扱担当者は，職員等の個人番号を取得する場合には，職員等に対し，その個人番号カード又は通知カード(以下「個人番号カード等」という。)の提示又はその写しの提出を求めることにより，番号確認を行うものとする。
ロ　事務取扱担当者は，取得済みの個人番号と提出のあった書類に記載された個人番号が一致しないときは，職員等の記載誤りである場合を除き，職員等に対し，個人番号カード等の提示又はその写しの提出を求めることにより，番号確認を行うものとする。
2　扶養親族の本人確認については，次に掲げる方法によるものとする。
一　身元確認
イ　職員等が提出義務者の場合　職員等が本学に対してその扶養親族の個人番号の提供を義務付けられている場合は，当該職員等が個人番号関係事務実施者として当該扶養親族の身元確認を行うことから，事務取扱担当者は，当該扶養親族の身元確認を要しない。
ロ　扶養親族が提出義務者の場合　扶養親族が本学に対して個人番号の提供を義務付けられている場合は，職員等が扶養親族の代理人となり，事務取扱担当者に対し，代理権確認書類を提出するものとし，事務取扱担当者は，代理人たる職員等の身元確認については，前項第1号と同様に行うものとする。
二　番号確認
イ　職員等が提出義務者の場合　事務取扱担当者は，職員等が個人番号関係事務実施者としてその扶養親族の番号確認を行うことから，当該扶養親族の番号確認を要しない。ただし，当該扶養親族の個人番号が正確であるかの確認を行う場合には，職員等に対し，その扶養親族の個人番号カード等の提示又はその写しの提出を求めることにより，番号確認を行うことができる。
ロ　扶養親族が提出義務者の場合　職員等が扶養親族の代理人となり，事務取扱担当者に対し，その扶養親族の個人番号カード等の提示又はその写しを提出するものとし，事務取扱担当者は，提示又は提出されたものにより，番号確認を行うものとする。
3　謝金支給者等その他前2項に規定する者以外の個人に係る本人確認
一　身元確認　事務取扱担当者は，原則として，個人番号カード，運転免許証等の身元確認書類により身元確認を行うものとし，これによりがたいときは，平成27年国税庁告示第2号に基づく方法により身元確認を行うものとする。
二　番号確認　事務取扱担当者は，第1項第2号に準じて番号確認を行うものとする。
第2節　利用する段階
(特定個人情報等の利用)
第10条　事務取扱担当者は，第3条各号に掲げられた事務について，別に定める事務処理手順に従って特定個人情報等を利用しなければならない。
2　事務取扱担当者は，各個人番号関係事務を行うために提供を受けた特定個人情報等を，当該個人番号関係事務以外の事務において利用してはならない。
(取扱区域)
第11条　事務取扱担当者は，事務取扱担当者以外の者による特定個人情報等の覗き見を防止するため，適当な作業スペースの確保，間仕切りの設置等の措置が講じられた取扱区域内において，個人番号関係事務を行うものとする。
第3節　保存する段階
(特定個人情報ファイルの作成)
第12条　事務取扱担当者は，取得した個人番号について，個人番号関係事務を行う必要が生じたときに円滑に利用できる形で管理するものとする。
2　事務取扱担当者は，別に定める事務処理手順に従って台帳を作成し，部局情報保護管理責任者の確認を受けた上で，特定個人情報ファイルとして管理するものとする。
(特定個人情報ファイルの保存場所及び管理方法)
第13条　特定個人情報ファイルは，事務取扱担当者以外の者が取り扱うことのできないよう，施錠可能な書棚等への保管，アクセス制御の実施等の物理的及び技術的安全管理措置を講じた上で保存するものとする。
第14条　事務取扱担当者は，特定個人情報ファイルの管理状況について，毎年1回以上確認するものとする。
第4節　提供する段階
(責任者の確認)
第15条　事務取扱担当者は，特定個人情報等が記載された書類を行政機関等に提出するときは，送付簿等に必要事項を記載し，部局情報保護管理責任者の確認を受けるものとする。
(提供の方法)
第16条　事務取扱担当者は，特定個人情報等が記載された書類を行政機関等に提出するに当たり，持参の方法によるときは，紛失しないよう慎重かつ細心の注意を払い，行政機関等に持ち込むものとし，郵送の方法によるときは，配送中の紛失等が生じた場合の責任の所在が明確となる方法を用いるものとする。
2　事務取扱担当者は，電子申請による提供を行う場合は，行政機関等が定める方法に基づいて行うものとする。
第5節　廃棄又は削除する段階
(特定個人情報ファイルの廃棄及び削除の時期)
第17条　事務取扱担当者は，法令等に定められた保存期間を経過した特定個人情報ファイルについて，部局情報保護管理責任者の確認を受けた上で，速やかに廃棄及び削除するものとする。
(廃棄の方法)
第18条　事務取扱担当者は，特定個人情報ファイルを廃棄するときは，溶解，電子媒体等の破壊等の復元できない方法により適切に廃棄するものとする。
(廃棄等日時の記録)
第19条　事務取扱担当者は，特定個人情報ファイルを廃棄したときは，当該特定個人情報ファイルの名称，責任者及び取扱部署，廃棄した件数及び内容の記録並びに廃棄を委託した場合は委託先による廃棄を証明する記録等を作成し，部局情報保護管理責任者の確認を受けるものとする。この場合において，当該廃棄等の記録には，個人番号自体は記録しないものとする。
第3章　特定個人情報等の取扱いに関する研修の実施
(研修の実施)
第20条　総括情報保護管理責任者は，事務取扱担当者に対し，各個人番号関係事務の事務手順に応じて，前章において定めた特定個人情報等の適正な取扱いに関する研修を実施するものとする。
第4章　委託先等の監督
(委託先等の監督)
第21条　個人番号関係事務の全部又は一部を委託先又は派遣労働者によって行わせる場合には，ガイドライン及び個人情報管理規程第40条の規定によるほか，第2章において定めた事項が遵守されるよう，事務取扱担当者である職員は，委託先又は派遣労働者を適切に監督しなければならないものとする。
第5章　安全確保上の問題への対応
(安全確保上の問題への対応)
第22条　個人番号関係事務において，特定個人情報等の漏えい，滅失又は毀損等の事案が発生した場合には，個人情報管理規程第9章の定めに従い，職員等，事務取扱担当者その他の者は，緊急かつ適切に対応しなければならないものとする。
第6章　雑則
(補則)
第23条　この規程に定めるもののほか，特定個人情報等の適正な取扱いに関し必要な事項は，別に定める。
附　則
この規程は，平成27年11月1日から施行する。