○学生の成績及び成績評価のための基礎資料の取扱いに関する要項
(令和4年4月1日)
(趣旨)
第1条　本要項は，国立大学法人千葉大学情報資産の管理及び取扱いに関する細則(以下「細則」という。)第13条の規程に基づき，国立大学法人千葉大学(以下「本学」という。)における学生の成績及び成績評価のための基礎資料の取扱いについて必要な事項を定める。
(定義)
第2条　本要項における用語の定義は，細則に定めるもののほか，次の各号に定めるところによる。
一　成績　評点又は評語を含む資料
二　成績評価のための基礎資料　受講者名簿，平常点資料，レポート等学生の成績評価を行うための資料
三　秘匿性の高い評価基礎資料　前号のうち，要配慮個人情報や取扱いに配慮が必要な情報を含むもの
(適用範囲)
第3条　本要項は，学生の成績及び成績評価のための基礎資料を取扱う全ての者に適用する。
(取扱いの原則)
第4条　学生の成績及び成績評価のための基礎資料は要機密情報に該当するものとして，細則の定めるところにより，取り扱うものとする。
2　学生の成績及び成績評価のための基礎資料の取扱いにあたっては，次の各号に掲げる事項について，細心の注意を払うものとする。
一　不正利用の防止
二　盗難，漏えい，紛失や破壊の防止
三　匿名化や暗号化など適切な措置の実施
四　確実な廃棄
(電磁的記録の保管)
第5条　学生の成績及び成績評価のための基礎資料のうち電磁的記録によるもの(以下「電磁的記録」という。)の保管は，次の各号に掲げるものにおいてのみ行うこととし，可搬型記憶媒体や，盗難防止措置のためセキュリティワイヤー等により固定しない端末においては，電磁的記録の保管を行ってはならない。
一　本学の管理下にある職員用ファイル共有サーバ
二　OneDrive-国立大学法人千葉大学
三　Google Workspace千葉大学専用クラウド
四　千葉大学Moodle
2　前項の規定にかかわらず，電磁的記録の長期保管等を目的とする場合は，外部記憶媒体に保管できることとし，外部記憶媒体それ自体を暗号化のうえ，鍵のかかる保管庫に保管することとする。
3　電磁的記録(学生の成績及び秘匿性の高い評価基礎資料に限る。)の保管にあたっては，個人を識別できないよう匿名化し，又はファイルの暗号化を行わなければならない。
4　第1項各号に掲げるものの利用にあたっては別に定める利用要領等を遵守し，アカウントの二段階認証の実施等情報セキュリティが徹底されるよう必要な措置を講じなければならない。また，保管した電磁的記録に対し許可された者以外によるアクセスが生じないよう適切な制限を設定することとする。
5　電磁的記録は，国立大学法人千葉大学情報安全管理規程に基づく適切な情報セキュリティ対策を講じた端末においてのみ取り扱うこととする。
(電磁的記録の消去)
第6条　第5条第1項各号に掲げるものに保管した電磁的記録は，国立大学法人千葉大学法人文書管理規程に基づいて定める保存期間を満了後，速やかに消去することとする。
2　前項の規定にかかわらず，第5条第1項各号に掲げるものに保管した電磁的記録(学生の成績に限る。)のうち，教務事務システムに入力し，保管が不要となったものは，速やかに消去することとする。
(紙媒体の保管)
第7条　学生の成績及び成績評価のための基礎資料のうち紙媒体によるもの(以下，「紙媒体」という。)の保管は，執務室，研究室等の要管理対策区域において，紛失，盗難，不正利用の防止等に必要な対策を講じ行うこととする。
2　紙媒体を，特段の理由により要管理対策区域から持ち出す場合は，原則として次の各号に掲げる措置のすべてを満たすこととする。
一　書留，特定記録等の送付行為によること。ただし，キャンパス間の移送にあたっては，発送及び受領の確認方法を適切に取り決めた場合に限り，学内便を利用することができる。
二　細則に定められた必要な手続きを行うこと。
3　紙媒体(学生の成績及び秘匿性の高い評価基礎資料に限る。)を，特段の理由により要管理対策区域から持ち出す場合は，前項の措置に加え，原則として次の各号に掲げる措置のすべてを満たすこととする。
一　匿名化され個人が識別できない状態とすること。
二　複製を作成し，原本または複製を要管理対策区域において保管すること。
4　紙媒体(学生の成績及び秘匿性の高い評価基礎資料に限る。)を持ち出す場合において，前2項により難い場合は，細則第16条の定めに基づき，情報セキュリティの実施にあたり必要な事項について実施手順書を策定することとする。
(紙媒体の廃棄)
第8条　紙媒体は，国立大学法人千葉大学法人文書管理規程に基づいて定める保存期間を満了後，速やかに細断又は溶解等の方法により，全ての情報を復元困難な状態として廃棄することとする。
2　前項の規定にかかわらず，紙媒体(学生の成績に限る。)のうち，教務事務システムに入力し，保管が不要となったものは，速やかに細断又は溶解等の方法により，全ての情報を復元困難な状態にして廃棄することとする。
(成績通知表)
第9条　成績通知表を保護者に郵送する場合は，学生の所属学部・研究科等において学生本人の同意を得ることとする。この場合において，郵送は，普通郵便によることも可能とする。
(学位論文)
第10条　学位論文等の学生の著作物を研究室等で保管し，本人以外の閲覧・複製に供する場合は，学生の所属学部・研究科等において本人の同意を得ることとする。
(掲示)
第11条　学生の成績評価に関する情報のうち学生にとって不利益な情報は，掲示し，又はこれに代わる共有を行ってはならない。
(教育・研修)
第12条　学部・研究科等は，学生の成績及び成績評価のための基礎資料を取り扱う者に対し，その取扱いについて年に1回以上の教育・研修を行うこととする。
附　則
この要項は,令和4年4月1日から実施する。