(平成23年4月1日)
改正
平成23年10月1日
平成25年10月1日
平成26年10月1日
平成27年10月1日
平成28年4月1日
平成29年4月1日
平成30年4月1日
平成30年8月1日
平成31年4月1日
令和元年7月1日
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条-第8条)
第3章 作成(第9条-第11条)
第4章 整理(第12条-第14条)
第5章 保存(第15条・第16条)
第6章 法人文書ファイル管理簿(第17条・第18条)
第7章 移管,廃棄又は保存期間の延長(第19条-第21条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第22条-第24条)
第9章 研修(第25条・第26条)
第10章 補則(第27条・第28条)
附則

(目的)
(定義)
(総括文書管理者)
(事務組織主任文書管理者)
(文書管理者)
(文書管理担当者)
(監査責任者)
(職員の責務)
(文書主義の原則)
(別表第1の業務に係る文書作成)
(適切・効率的な文書作成)
(職員の整理義務)
(分類・名称)
(保存期間)
(法人文書ファイル保存要領)
(保存)
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
(法人文書ファイル管理簿への記載)
(保存期間が満了したときの措置)
(移管又は廃棄)
(保存期間の延長)
(点検・監査)
(紛失等への対応)
(管理状況の報告等)
(研修の実施)
(研修への参加)
(特別の定め)
(雑則)
別表第1(第10条関係)
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型(施行令別表の該当項)保存期間具体例
国立大学法人千葉大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1設立又は改廃及びその経緯組織の存立に関する重要な経緯設立又は改廃に係る登記,財産的基礎等に関する文書常用・登記書
・国有財産台帳
・工事設計図面・完成図書
2規程の制定又は改廃及びその経緯(1) 立案の検討1)立案基礎文書30年・業務方針
・業務計画
2)立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係部署のヒアリング
3)立案の検討に関する会議等文書・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
(2) 関係部署への協議関係部署協議文書・協議案
・関係部署からの質問・意見
・関係部署への回答
(3) 制定又は改廃制定又は改廃のための決裁文書・規程案,細則案
・利用等規則案,寄贈寄託文書受入要綱案
・法人文書管理規程案
・理由,新旧対照条文,参照条文
(4) 文部科学大臣への届出文部科学大臣への届出等に関する文書・届出書
・理由,新旧対照条文,参照条文
(5) その他規程に関する重要な文書規程等が記録された文書常用・国立大学法人千葉大学規程集
3法令の規定に基づく文部科学大臣の認可,承認の求め,届出等及びその経緯独立行政法人通則法,国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可,承認の求め,届出等に関する立案の検討その他の経緯1)立案基礎文書30年・中期目標
・業務方針
2)立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係機関・関係部署のヒアリング
3)会議等に意見聴取のための資料として提出された文書,会議等における議事が記録された文書及び会議等の決定又は了解に至る過程が記録された文書・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・意見
4)認可,承認の求め,届出等を行うための決裁文書及び提出された文書・業務方法書案
・中期計画案
・年度計画案
・届出案
・報告案
5)公表に関する文書・公表書
4業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるもの除く。)業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯1)立案基礎文書10年・業務方針
・業務計画
2)立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係部署のヒアリング
3)会議等に検討のため資料として提出された文書・配付資料
4)決定又は了解の内容が記録された文書・議事概要・要旨
・決定・了解文書
5運営費交付金,施設費及び会計検査に関する事項(3の項に掲げるものを除く。)(1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯運営費交付金,施設費等の要求に関する文書10年・執行状況調査
・要求書
(2) 会計検査に関する重要な経緯1)会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類・計算書
・証拠書類
(会計検査院保有のものを除く。)
2)会計検査院の検査結果に関する文書・意見又は処置要求
(会計検査院保有のものを除く。)
国立大学法人千葉大学の職員の人事に関する決定又はその経緯
6職員の人事に関する事項(1の項から5の項までに掲げるものを除く。)(1) 職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯1)計画の立案に関する調査研究文書(十七の項)3年・自治体・民間企業等の状況調査
・関係機関・関係部署のヒアリング
2)計画を制定又は改廃するための決裁文書(十七の項)・計画案
3)職員の研修の実施状況が記録された文書(十七の項)・実績
(2) 職員の兼業の許可及び届出に関する重要な経緯職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書並びに職員の兼業の届出に関する文書(十八の項) 兼業終了後3年 ・依頼文書 
・申請書
・承認書
(3) 退職手当の支給に関する重要な経緯退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書(十九の項)3年・調書
国立大学法人千葉大学の教育に関する決定又はその経緯
7学生募集に関する事項学生募集の企画の検討その他の経緯1)立案基礎文書5年・業務方針
・業務計画
2)立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係機関・関係部署のヒアリング
3)立案の検討に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・広報資料
・実績報告書
8入学者選抜に関する事項入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯1)立案基礎文書5年・業務方針
・業務計画
2)立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係部署のヒアリング
3)立案の検討に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・実績報告書
9入学手続に関する事項入学手続に関する事務の実施その他の経緯1)立案基礎文書5年・業務方針
・業務計画
2)立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係機関・関係部署のヒアリング
3)立案の検討に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・実績報告書
10教務に関する事項教務に関する事務の実施その他の経緯1)立案・処分等に関する基礎文書30年・業務方針
・業務計画
2)立案・処分等の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係部署のヒアリング
3)立案・処分等の検討に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画・処分等を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
5)実施の結果が記録された文書常用・学籍関係文書
30年・卒業・修了証書発行台帳
・学位授与関係文書
11学生支援に関する事項学生支援に関する事務の実施その他の経緯1)立案・管理に関する基礎文書3年・業務方針
・業務計画
2)立案・管理に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係部署のヒアリング
3)立案・管理に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画・管理を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
国立大学法人千葉大学の学術研究に関する決定及びその経緯
12学術研究に関する事項(1の項から11の項までに該当するものを除く。)(1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯1)立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書5年・調査・検討資料
・関係研究機関・民間企業等との調整に関する文書
2)立案・申請に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
3)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・採択通知
・事業成果報告書
(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯1)立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書5年・業務方針
・業務計画
・調査・検討資料
・関係機関・関係部署との調整に関する文書
2)立案・申請に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
3)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・採択通知
・事業成果報告書
(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯1)立案に関する基礎文書・調査研究文書30年・業務方針
・業務計画
2)立案に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
3)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・国有特許・国際特許申請書類
・省庁等ヒアリング
・各種承認申請書類
13学術研究関係資料に関する文書学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯1)立案・基準・管理に関する基礎文書10年・業務方針
・業務計画
2)立案・基準・管理に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係機関・関係部署との調整に関する文書
3)立案・基準・管理に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
事業を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書5年・除籍,購入,寄贈及び交換
学術研究関係資料の内容が記録された文書常用・蔵書目録
30年・利用統計
・蔵書統計
国立大学法人千葉大学と地域社会との連携,国際交流に関する事項
14国際交流に関する事項国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯1)立案に関する基礎文書5年・業務方針
・業務計画
2)立案に関する調査研究文書・調査・検討資料
・海外等関係機関・関係部署との調整に関する文書
3)立案に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・交流協定書
15地域社会との連携に関する事項地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯1)企画・立案に関する基礎文書5年・業務方針
・業務計画
2)企画・立案に関する調査研究文書・調査・検討資料
・自治体・関係部署との会議等調整に関する文書
3)企画・立案に関する会議等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
4)企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・実施報告書
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
16個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯(1) 行政手続法第5条第1項の審査基準,第12条第1項の処分基準,同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯1)立案の検討に関する会議等文書5年・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
2)立案の検討に関する調査研究文書・自治体・民間企業等の状況調査
・関係機関・関係部署のヒアリング
3)行政手続法第5条第1項の審査基準,第12条第1項の処分基準を定めるための決裁文書・審査基準案
・処分基準案
4)行政手続法第6条の標準的な期間を定めるための決裁文書・標準処理期間案
(2) 許認可等に関する重要な経緯許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書(十一の項)許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年・審査案
・理由
(3) 不利益処分に関する重要な経緯不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書30年・処分案
・理由
(4) 審査請求に関する会議等における検討その他の重要な経緯1)審査請求書又は口頭による審査請求における陳述の内容を録取した文書5年・審査請求書
・録取書
2)会議等文書・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申,建議,意見
3)裁決,決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書・意見書
4)裁決書又は決定書・裁決・決定書
(5) 国立大学法人千葉大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯1)訴訟の提起に関する文書30年・訴状
・期日呼出状
2)訴訟における主張又は立証に関する文書・答弁書
・準備書面
・各種申立書
・口頭弁論
・証人等調書
・書証
3)判決書又は和解調書・判決書
・和解調書
その他の事項
17栄典又は表彰に関する事項栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書10年・選考基準
・選考案
・伝達
18文書の管理等に関する事項文書の管理等1)法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書(三十の項)常用・法人文書ファイル管理簿
2)取得した文書の管理を行うための帳簿(三十一の項)5年・文書処理簿
3)法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿(三十三の項)30年・移管・廃棄簿
19医事に関する事項(1) 臨床研修に関することその他の経緯1)企画・検討の基礎となった文書30年・業務方針
・業務計画
2)会議等における審議に関する文書・議事録
・配付資料
3)実施のための決裁文書・実施案
4)研修修了認定に関する文書常用・研修修了認定証
(2) 各種申請又は報告に関することその他の経緯1)申請・報告の基礎となった文書30年・調査資料
2)会議等における審議に関する文書・議事録
・配付資料
3)申請・報告のための決裁文書・申請案
・報告案
4)承認に関する文書・承認通知
20法令その他の事項に関する関係機関等との協議又は調整に関する事項(1の項から19の項までに掲げるものを除く。)法令その他の事項に関する関係機関等との協議又は調整及びその経緯法令その他の事項に関する関係機関等との協議又は調整に関する文書10年・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議事録
・配付資料
・報告書
備考 
別表第2(第19条関係)
  

別紙第1号様式(第14条関係)

別紙第2号様式(第17条関係)

別紙第3号様式(第18条関係)